В крупных компаниях оплата товаров, услуг, мероприятий производится по предварительной заявке на оплату. Например, руководитель отдела покупает компьютеры для новых рабочих мест и просит бухгалтерию оплатить счет. В СБИС для этих целей уже есть электронный документ «Заявка на оплату» — он позволяет согласовать платеж с директором и бухгалтером. Если регламент СБИС не учитывает все этапы согласования, его можно изменить или настроить собственный.

Заполнить заявку можно из документов «Входящий счет», «Поступление», «заявка на оплату», создать вручную или загрузить скан счета для автоматического заполнения, а также создать новую заявку путем копирования существующей. В скопированном документе значения заполненных полей будут дублированы из документа-образца, заявке будет присвоен следующий порядковый номер и установлена текущая дата. Документ «Заявка на оплату расходов» представляет собой запрос в ФО на расходование средств и является основанием для проведения ФО операций по счету.

Как и все исходящие документы, вначале заявка вводится, затем подписывается и отправляется в ФО. В результате её обработки в АЦК-Финансы, в программе синхронно отображается её состояние (статус). Это будет продолжаться до тех пор, пока она не достигнет одного из конечных статусов.

Кроме заявок, создаваемых в программе, из АЦК-Финансы будут приходить заявки клиентов, проходящих по смете, на которую подписан клиент. Таким образом, клиент имеет возможность видеть не только документы, введенные им, но и также документы, созданные в ФО и с АРМ других клиентов. В списке документов такие заявки будут отражаться, только если стоит отметка «Входящие».